Tietosuojakäytäntö

Scandic trans Tietosuojaseloste

Asiakkaat, työntekijät ja yhteistyökumppanit ovat aina olleet tärkeä osa toimintaamme. Parhaan mahdollisen kokemuksen tarjoamiseksi meidän on käsiteltävä tiettyjä henkilötietoja, ja se on hyvin vastuullinen tehtävä. Scandic Trans suhtautuu henkilötietojenne turvaamiseen vakavasti, ja halu-amme tehdä kaikkemme ollaksemme luottamuksenne arvoisia henkilötietojen käsittelyssä. Tämä tietosuojaseloste kuvaa Scandic Trans -yhtiön suuntaviivoja ja periaatteita henkilötietojen turvalli-suuden takaamiseksi. Periaatteiden lisäksi tietosuojaselosteessa kuvataan myös rekisteröidyn eli sinun oikeuksiasi. EU:n tietosuoja-asetus painottaa yksilön oikeuksia henkilötietojen käsittelyssä. Tietosuoja-asetuksen kaksi keskeistä tavoitetta on vahvistaa yksilön oikeuksia ja antaa yksilölle mahdollisuus hallita paremmin henkilötietojaan. Tietosuoja-asetus edellyttää myös, että kaikki yritykset, organisaatiot ja järjestöt ilmoittavat näkyvämmin, mitä henkilötietoja ne käsittelevät ja millä tavalla. Sen vuoksi olemme laatineet tämän tietosuojaselosteen, josta saat helposti tietoa henkilötietojen käsittelystä Scandic Trans -yhtiössä.

Johdanto

Seuraavassa kuvataan Scandic Trans -yhtiön suuntaviivoja, jotka koskevat henkilötietojen keräämistä, käyttöä, säilyttämistä, siirtämistä ja poistamista. Tietosuojaselostetta päivitetään tarvittaessa. Tietosuojaselosteen lisäksi tietoa henkilötietojen käsittelystä on rekisterikuvauksissamme. Tässä tekstissä ”sinä/te” tarkoittaa joko asiakasta, mahdollista asiakasta, työntekijää, yhteistyö-kumppania tai muuta yksilöä, joka voidaan yhdistää meihin. ”Me” viittaa Scandic Trans -yhtiöön. Väärinymmärrysten välttämiseksi henkilötiedoilla tarkoitetaan kaikkia yksilöön yhdistettävissä olevia tietoja ja ”rekisteröidyllä” tarkoitetaan yksilöä, jonka henkilötietoja on Scandic Trans -yhtiön hallussa.

Scandic Trans -yhtiön hallussa olevat henkilötiedot

Scandic Trans -yhtiön hallussa olevat henkilötiedot ovat peräisin suoraan sinulta esimerkiksi työha-kemuksen, tarjousten tai solmimiemme sopimusten kautta. Henkilötietoja voidaan joskus myös kerätä kolmannelta osapuolelta, kuten esimerkiksi yritys- ja yhteisötietojärjestelmästä (www.ytj.fi). Se tehdään tiettyjen tietojen oikeellisuuden tarkistamiseksi.

Scandic Trans -yhtiöllä on henkilötietoja seuraavista ryhmistä

• Asiakkaat (aiemmat, nykyiset ja mahdolliset)
• Työntekijät (aiemmat, nykyiset ja mahdolliset)
• Yhteistyökumppanit (aiemmat, nykyiset ja mahdolliset).
• Henkilötiedot Scandic Trans voidaan jakaa seuraaviin luokkiin:
• Tunnistetiedot (esim. etu- ja sukunimi, henkilötunnus, syntymäaika)
• Yhteystiedot (esim. osoite, s-postiosoite, puhelinnumero, postinumero ja -toimipaikka, kunta, maa)
  
• Lain edellyttämät henkilötiedot (esim. vero- ja palkkatiedot, tilinumero, todistukset)
  
• Toimintaan liittyvät tiedot (esim. tietoja kuljetuksista tai reklamaatioista)
  
• Muut tiedot (esim. viestintäkieli, koulutus, työkokemus, osaaminen).

Huomaa, että eri henkilötietoryhmät sisältävät eri henkilötietoja. Scandic Trans käsittelee sinusta siis eri henkilötietoja sen mukaan, oletko Scandic Trans -yhtiön asiakas, työntekijä vai yhteistyökumppani.

Miksi Scandic Trans käyttää henkilötietojasi ja mikä on sen oikeudellinen perusta?

Tarvitsemme henkilötietoja hyvän asiakaspalvelun ja yhteistyön varmistamiseksi. Scandic Trans käsittelee henkilötietojasi oikeudellisten velvoitteiden täyttämiseksi, sopimuksen noudattamiseksi, parhaan mahdollisen palvelun tarjoamiseksi tai toiminnan ylläpitämiseksi ja kehittämiseksi.

Sopimuksen noudattaminen
Asiakkaiden, työntekijöiden ja yhteistyökumppaneiden kanssa solmittujen sopimusten noudattamiseksi Scandic Trans -yhtiön on käsiteltävä, dokumentoitava ja säilytettävä tiettyjä henkilötietoja, jotta sopimukset pysyvät ajantasaisina tarvittavan ajan. Esimerkkejä tähän sisältyvästä toiminnasta:

• Työsuhteen luominen ja ylläpito, johon sisältyy myös työtodistuksen laadinta
• Scandic Trans -yhtiön ja toimittajien yhteistyö

Lainausmerkkejä

• Oikeudellisten tehtävien hoitaminen

Oikeudellinen velvoite tarkoittaa asiaa, joka Scandic Trans -yhtiön on tehtävä Suomen ja EU-lainsäädännön noudattamiseksi.

Esimerkkejä lain määräämistä Scandic Trans -yhtiön velvollisuuksista, jotka edellyttävät henkilötietojen käsittelyä:

• Veronmaksut
• Kirjanpitolaki
• Kokouspöytäkirjojen laadinta
• Raportointi viranomaisille.
• Oikeutettu etu

Oikeutetulla edulla tarkoitetaan sitä, että Scandic Trans -yhtiön etu syrjäyttää yksilön henkilötietojen suojaamista koskevan edun. Jos vastustat sellaista tietojen käsittelyä, Scandic Trans -yhtiön on osoitettava, että käsittely perustuu oikeutettuun etuun, muuten käsittely tulee lopettaa.

Esimerkkejä oikeutettuun etuun perustuvasta henkilötietojen käsittelystä:

• Analyysit ja markkinointi toiminnan kehittämiseksi
• Kameravalvonta vaarojen ja rikosten ennaltaehkäisemiseksi.

Suostumus

Henkilötietojen käsittely perustuu antamaasi suostumukseen, mikäli sille ei ole mitään muuta perustetta. Jos olet antanut suostumuksen tietojen käsittelyyn, voit milloin tahansa peruuttaa suostumuksesi, minkä seurauksena käsittely lopetetaan. Huomaa, että ainoastaan suostumukseesi perustuva käsittely lopetetaan, EI sopimuksiin, oikeudelliseen velvoitteeseen tai oikeudelliseen etuun perustuvaa käsittelyä. Jos Scandic Trans pyytää sinulta suostumusta henkilötietojen käsittelyyn, saat samalla tietoa, miksi ja miten niitä käsitellään.

Kenelle Scandic Trans luovuttaa henkilötietoja?

Scandic Trans voi luovuttaa joitakin henkilötietoja muille tilanteesta riippuen toiminnan harjoittamiseksi. Scandic Trans luovuttaa tietoja esimerkiksi seuraaville tahoille:

Esimerkkejä muista Scandic Trans jakaa henkilötietoja:

− Yhteistyökumppanit (autonkuljettajat) kuljetusten ja palveluiden suorittamiseksi

− Viranomaiset (Kansaneläkelaitos, veroviranomaiset)

− Kirjanpitäjät

− Työterveyshuolto

− Vakuutusyhtiöt

− Ulkoiset yritykset, jotka vastaavat kuorma-auton ajoon liittyvää erityisosaamista koskevista koulutuksista

– WordPress, kotisivun kehittämiseen

Scandic Trans ei luovuta henkilötietoja EU- tai Eta-alueen ulkopuolelle.

Sinun oikeutesi
Rekisteröitynä sinulla on seuraavia oikeuksia:

A) Oikeus selkeään tietoon. Sinulla on oikeus saada tietää, miten ja miksi käsittelemme henkilötie-tojasi, minkä vuoksi olemme julkistaneet tämän tietosuojaselosteen.

B) Oikeus tietoon. Sinulla on pyynnöstä oikeus saada tietää, mitä henkilötietoja Scandic Trans käsittelee sinusta. Vastaus tulee antaa 30 päivän kuluessa pyynnöstä.

Pyynnöstä saat selville ainakin seuraavat tiedot:

• Tiedonkäsittelyn tarkoitus
• Henkilötietojen kategoriat
• Onko henkilötietoja luovutettu toiselle osapuolelle ja etenkin, jos niitä luovutetaan EU- ja Eta-alueen ulkopuolelle
• Miten kauan henkilötietoja käsitellään ja säilytetään
• Mistä olemme saaneet henkilötiedot.

C) Oikeus pyytää virheellisten tai puutteellisten henkilötietojen oikaisua. Tiedot on oikaistava niin pian kuin mahdollista.

D) Oikeus vaatia omien henkilötietojen poistamista.

Poisto voi tapahtua vain, jos jokin näistä syistä on oikea:

• Henkilötiedot eivät ole enää välttämättömiä siihen tarkoitukseen, johon ne kerättiin.
• Tietojenkäsittely perustuu pelkästään suostumukseesi ja peruutat sen.
• Vastustat tietojenkäsittelyä, eikä käsittelyn jatkamiseen ole mitään oikeutettua perustetta.
• Tietoja käsitellään suoramarkkinointia varten ja kiellät sen.
• Tietojenkäsittely on lainvastaista.
• Tiedot tulee poistaa oikeudellisen velvoitteen täyttämiseksi.

HUOM! Henkilötietojasi EI voida poistaa, mikäli niitä tarvitaan oikeudellisten velvoitteiden tai muun lainsäädännön noudattamiseksi.

E) Oikeus vaatia käsittelyn rajoittamista. Voit hyödyntää tätä oikeutta esimerkiksi, jos olet pyy-tänyt henkilötietojesi oikaisemista ja meidän on tarkistettava uudet henkilötiedot tai jos odotat oikeutettua etuamme koskevaa selitystä.

F) Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen. Pyynnöstä voit saada Scandic Trans -yhtiön sinusta käsittelemät henkilötiedot koneellisesti luettavassa muodossa. Voit siirtää henkilötiedot toiselle rekisterinpitäjälle, mikäli se on teknisesti mahdollista ja turvallista. Tämä koskee suostumukseen ja sopimukseen perustuvaa henkilötietojen käsittelyä ja ainoastaan teknisesti saatavilla olevia henkilötietoja.

Oikeus vastustaa oikeutettuun etuun perustuvaa tietojenkäsittelyä. Jos vastustat tietojen käsittelyä, Scandic Trans -yhtiön on todistettava, että käsittelyn tarve syrjäyttää oman etusi. Jos vastustat suoramarkkinointia, käsittely lopetetaan välittömästi.

Huomaa, että oikeudet voivat vaihdella eri tilanteissa.

Tietojen säilytys ja suoja

Scandic Trans arvioi vaikutuksia säännöllisesti havaitakseen helpommin mahdollisia uhkia ja kehit-tääkseen jatkuvasti henkilötietojesi suojaa. Scandic Trans suojelee henkilötietojasi rajoitettujen käyttöoikeuksien avulla, eli vain työntekijöillä, jotka tarvitsevat henkilötietoja työtehtävissään, on pääsy niihin. Henkilötietoja säilytetään lukitussa tilassa tai niitä suojataan salasanalla ja muilla teknisillä keinoilla. Scandic Trans -yhtiön työntekijöillä on vaitiolovelvollisuus. Se on voimassa myös työsuhteen päättymisen jälkeen.

Scandic Trans säilyttää henkilötietoja niin kauan kuin se on tarpeellista. Tietojen säilytyksen perustana voivat olla lait, standardit tai omat periaatteet.

Ota yhteyttä Scandic Trans -yhtiöön tai tietosuojavaltuutettuun

Ota yhteyttä Scandic Trans -yhtiöön, jos sinulla on kysyttävää oikeuksistasi tai tietosuojaselosteesta. Käytä joko alla olevaa yhteydenottolomaketta, kirjoita sähköpostiviesti osoitteeseen mikael.lofqvist@scandictrans.fi tai lähetä kirje osoitteeseen

Oy Scandic Trans Ab
Varastotie 14
FI- 65610 Mustasaari

Voit myös jättää palautetta tai ottaa yhteyttä tietosuojavaltuutettuun, mikäli Scandic Trans ei mielestäsi noudata tietosuoja-asetuksen määräyksiä. Tietosuojavaltuutetun yhteystiedot ovat verkkosivuilla www.tietosuoja.fi.